FACTURAS ELECTRÓNICAS


Introducción


FACTURAS ELECTRÓNICAS


El artículo 8 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) da el mismo trato a las facturas electrónicas que a las facturas en papel, con lo que, no existiendo un modelo fijo de factura en papel, tampoco lo hay de factura electrónica. Salvo las dirigidas a las Administraciones Públicas, existe libertad para expedir facturas electrónicas y remitirlas, a condición de que en la misma se incluyan los datos exigidos en los artículos 6 y 7, y de que se pueda garantizar su origen y contenido.


Entre las características principales de las facturas electrónicas, encontramos:


  • Se pueden expedir en cualquier formato, Word, Excel, PDF, etc.

  • Pueden remitirse por correo electrónico, descargarse de una página web o de un servidor, etc.

  • No es necesario que lleven aparejada una firma electrónica, salvo en el caso de facturación electrónica a las Administraciones Públicas, si bien en el caso de que la lleven, esta garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

  • No es obligatorio recibir las facturas de forma electrónica, artículo 9 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). La expedición de una factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento, con lo que si alguien quiere seguir recibiendo las facturas en papel, basta con no dar su consentimiento o revocarlo en caso de haberlo dado con anterioridad, y

  • Solo es obligatorio expedirlas de forma electrónica siempre que se contrate con el sector público (desde el 15 de enero de 2015) y en el caso de empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica (empresas de suministro eléctrico, agua, telefonía, etc.) cuando el destinatario las solicite o acepte recibirlas.
    Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas deben estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae), estar firmadas electrónicamente, indicar el destinatario y deben enviarse a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales (en el caso de la Administración General del Estado, el punto de entrada es (www.face.gob.es).

En cuanto a las ventajas de las facturas electrónicas tenemos que, además de eliminar los costes de impresión y envío postal, reducen el espacio necesario para su almacenamiento, reducen los errores humanos, permiten el acceso de forma más rápida, ágil y fácil a las facturas almacenadas (existen programas de gestión de facturas), etc.


Con respecto a los riesgos relacionados con las copias y modificaciones del fichero que contiene la factura, el expedidor obligatoriamente debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad. Para ello, mediante controles de gestión, debe crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestaciones de servicios que la misma documenta. Al igual que con las facturas en papel, debe conservarse documentación que acredite la realidad de la operación recogida en la factura, por ejemplo la correspondencia, las órdenes de compra, los contratos, los documentos de transporte, el requerimiento de pago, los justificantes de pago, etc. La firma electrónica avanzada, el sistema EDI u otro validado por la Administración Tributaria, por si, garantizan lo anterior. Artículo 10 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012)


Por último, siendo frecuentes los siniestros o averías de los sistemas informáticos de almacenamiento, el empresario o profesional debe asegurarse de que existen copias de seguridad y medios técnicos para la recuperación de los archivos informáticos, puesto que es el responsable de la conservación de las facturas y en caso de pérdida debe asumir sus consecuencias (p.ej. ante un requerimiento por parte de la Administración Tributaria). Artículo 5 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática.


Resuelve cualquier duda sobre las facturas electrónicas en el apartado siguiente, “PREGUNTAS”.

Preguntas


PREGUNTAS SOBRE FACTURAS ELECTRÓNICAS

 

  1. ¿Qué es la factura electrónica?

  2. ¿Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital?

  3. ¿Tiene la misma validez una factura en papel que una electrónica?

  4. ¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?

  5. ¿Existe algún caso en que sea obligatorio facturar de forma electrónica?

  6. ¿Qué formatos son válidos para la factura electrónica?

  7. Las facturas simplificadas, ¿pueden expedirse y conservarse de forma electrónica?

  8. ¿Es necesario que una factura electrónica esté firmada electrónicamente?

  9. ¿Por qué medios se puede enviar la factura electrónica al receptor?

  10. Una factura emitida en formato electrónico, por ejemplo mediante software de contabilidad o de procesamiento de textos, que haya sido enviada y recibida en papel, ¿es una factura electrónica?

  11. Una factura emitida en formato papel que se escanea y se envía y recibe por correo electrónico, ¿se puede considerar factura electrónica?

  12. ¿Se pueden remitir las facturas por vía fax?

  13. ¿Es admisible como factura electrónica un PDF enviado por correo-e, sin firma electrónica?

  14. Como cliente, si me expiden una factura electrónica, ¿estoy obligado a aceptarla o puedo exigir que me la envíen en papel?

  15. ¿Necesito la autorización de mi cliente para poder facturarle electrónicamente? En caso afirmativo, ¿la autorización debe ser por escrito?

  16. ¿Puedo obligar a que me facturen en formato electrónico en lugar de en papel?

  17. He dado el consentimiento a un proveedor para que me facture en formato electrónico, sin embargo lo hace colgando las facturas en su página web, ¿puedo exigir que me las envíe por email?

  18. En caso de facturar de forma electrónica, ¿hay que aplicar la facturación electrónica a todos los clientes o podría ser solo a unos determinados? En caso afirmativo, ¿a un mismo cliente podría expedirle facturas en papel y electrónicas?

  19. ¿Pueden cobrarme por recibir facturas en papel?

  20. ¿Cómo se garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica?

  21. A los efectos de garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, ¿qué se entiende por controles de gestión y pistas de auditoría fiable?

  22. Si utilizo firma electrónica para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica, ¿necesito también los controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta?

  23. He solicitado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) la validación de un procedimiento informático interno para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica que expide la empresa, habiendo sido denegado, ¿puedo seguir utilizando el sistema que nos han denegado?

  24. En el caso de que me expidan una factura electrónica que lleve aparejada una firma electrónica, ¿estoy obligado a disponer de un software que verifique la validez de la firma?

  25. En el caso de expedir facturas con firma electrónica, ¿tengo que enviar un único fichero con la información de la factura y la firma, o puedo enviar por separado un fichero que contenga la firma electrónica?

  26. ¿En qué formato deben conservarse las facturas?

  27. ¿Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrónico y prescindir de los originales en papel?

  28. Una factura enviada en formato electrónico, ¿puedo conservarla en papel y borrar el fichero?

  29. ¿Puedo expedir la factura original que entrego al cliente en papel y la copia que me quedo en formato electrónico?

  30. En el caso de que tenga que expedir numerosas facturas electrónicas para un mismo destinatario, ¿puedo remitir lotes mencionando una sola vez los datos comunes a todas ellas?

  31. ¿Cómo deben conservarse las facturas electrónicas?

  32. En el caso de pérdida de facturas por un siniestro o avería del sistema informático de almacenamiento, ante un requerimiento de la Administración Tributaria, ¿puedo evitar las consecuencias de no poder justificar con las facturas las cantidades declaradas en el caso de que haya sido por causa mayor (incendio, etc)?

  33. ¿Se puede realizar la conservación de facturas electrónicas en el extranjero?

  34. ¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado?

  35. ¿Puedo instar al pago de una factura electrónica mediante el ejercicio de una acción ejecutiva?

  36. Facturación electrónica a las Administraciones Públicas.


  37. A partir del 15 de enero de 2015, ¿todas las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas expedidas por sociedades anónimas y limitadas deben ser electrónicas?

  38. Los empresarios o profesionales personas físicas, ¿están obligados a expedir facturas electrónicas a las Administraciones Públicas o pueden expedirlas en papel?

  39. Además de las sociedades anónimas y limitadas, a partir del 15 de enero de 2015, ¿qué otros proveedores están obligados a facturar de forma electrónica a las Administraciones Públicas?

  40. ¿Existe algún límite cuantitativo por el que no sea obligatorio expedir factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?

  41. ¿En qué Administraciones Públicas será obligatoria la factura electrónica?

  42. ¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?

  43. ¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

  44. ¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?

  45. ¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?

  46. ¿Cuál es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado?

  47. ¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado o instar a su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva si ha sido emitida al sector público?

  48. Obligaciones de las empresas que prestan servicios al público de especial trascendencia.


  49. ¿Hay empresas que tengan unas obligaciones específicas en relación con la factura electrónica?

  50. En materia de facturación electrónica, ¿qué obligaciones específicas tienen desde el 15 de enero de 2015 las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica?

  51. Las obligaciones específicas en relación con la factura electrónica que tienen las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica ¿son independientes del tamaño de la plantilla o del volumen anual de operaciones?

  52. ¿Las facturas electrónicas que emitan las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica tienen que estar firmadas electrónicamente?

  53. ¿Las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica podrán obligar a sus clientes a recibir facturas electrónicas?

  54. El incumplimiento de las obligaciones específicas en relación con la factura electrónica que tienen las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica, ¿podrá ser sancionado?