¿En qué formato deben conservarse las facturas?

 

El artículo 19 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) recoge que las facturas deben conservarse con su contenido original, con lo que en principio, los empresarios o profesionales deben conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas (artículo 6.2 la Orden EHA /962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas).

 

No obstante, está permitida la conversión de facturas en papel a formato electrónico y viceversa, si bien utilizando alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007. Así, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico utilizando un software de digitalización certificada. Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico con firma digital, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel utilizando un software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF-417.

 

En cuanto al simple escaneado de una factura en papel o impresión de un archivo, atendiendo al criterio administrativo, no parece válido, al considerar que el resultado obtenido da origen a un nuevo documento distinto del original (artículo 6 Orden EHA /962/2007). Sin embargo, esto es discutible siempre que se garantice por otros medios que realmente documentan una operación real y concreta. Además, en la práctica es difícil diferenciar entre un documento impreso por el expedidor o por el destinatario una vez escaneado.

 

Consulta DGT V0861-14.

 

 

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